Конференции проходят абсолютно в любых сферах

    Раздел: Новости Дата публикации: 31-01-2017, 08:50
    Конференции проходят абсолютно в любых сферахКонференция (ср.-век. лат. conferentia - от лат. confero - собираю в одно место) – собрание, совещание представителей каких-либо организаций, групп, государств, а также отдельных лиц, ученых для обсуждения определенных вопросов.
     
    Виды научных конференций:

    - Научно-теоретическая конференция

    - Научно-практическая конференция

    - Научно-техническая конференция

    Конференции – одни из тех мероприятий, без которых сложно себе представить цивилизованный бизнес и науку. Конференция представляет собой выступления докладчиков по определенной теме.

    Цель конференции - обсуждение и решение различных проблем. Практически конференция является совещанием или собранием производственной группы и может быть организована территориально как в одном, так и в разных местах (распределенная конференция). Существует также популярный формат аудио- или видеоконференций, проводящихся на расстоянии и позволяющих порой значительно сэкономить средства на организацию мероприятия.

    Обычно конференция «привязана» к определенной теме. Научная конференция, как правило, посвящена научной теме, ее участники – представители науки и студенты.

    Основные задачи деловой конференции – укрепление деловых связей, бизнес-знакомства и презентации новых бизнес-решений. Пресс-конференции направлены на представителей прессы и различных каналов коммуникаций и посвящаются определенной теме. На пресс-конференциях журналисты имеют возможность задавать вопросы гостям конференции. Существуют также другие виды конференций.

    Бизнес-конференции – это один из видов конференций, на которых обсуждаются:

    проблемы, затрагивающие представителей определенных отраслей и направлений;

    особенности действующего Законодательства и предложения по его совершенствованию;

    политика государства в отношении определенных отраслей;

    практика работы лучших компаний отрасли и т.п.

    отличие от семинаров и тренингов, на бизнес-конференциях рассматриваются не только известные, проверенные результаты, но и новые бизнес-предложения, идеи.

    процесс проведения бизнес конференций состоит из множества мелочей, ни одну из которых нельзя упустить.

    Организация и проведение конференций, техническое и организационному обеспечению семинаров и конференций различной степени сложности:

    бронирование конференц-зала для проведения мероприятия и гостиничных номеров для приезжих делегатов,

    оформление помещений для мероприятия, согласно фирменному стилю компании-организатора

    организация питания

    техническое обеспечение конференции

    разработка и воплощение в жизнь концепции мероприятия

    подготовка и печать пресс-китов

    фотосъемка и видеосъемка

    развлекательная программа

    Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Пресс-конференции как метод общения со средствами массовой информации (если пользоваться им разумно) дают весьма положительные результаты. Поможет же организовать конференцию на высшем уровне компания ООО Гранд-Уфа.

    Встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно называется пресс-конференциями. Этим термином обходятся и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет телевидение и радио.

    Таким образом, основное назначение пресс-конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы. Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно сделать и через пресс-релиз. Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну, а приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

    Подготовка пресс-конференции предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов.

    Прежде всего, необходимо определить день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет.

    Приглашение на пресс-конференцию рассылаются секретарем по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально. Но иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи.

    Если в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить фуршет или коктейль (специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь одна треть приглашенных журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом.

    В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции.

    Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00 - 11.30 или на 14.30 - 16.00. Если речь идет о какой-то технической теме, то, возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.

    Очень важно выбрать также подходящий день. В некоторых случаях выбора нет, поскольку заявление должно быть сделано в определенный день. Там же, где есть возможность выбора, нужно позаботиться о том, чтобы не произошла накладка, и пресс-конференция не совпала с каким-нибудь другим важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о пресс-конференции в печати. Пятница - всегда неудачный день для организации подобного рода встреч.

    Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления (информационные сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-конференции недолжна превышать 30-50 минут.

    Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех участников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов. Тут кстати можно заказать проведение семинаров и конференций недорого.

    Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей.

    Организаторами пресс-конференций заранее готовится информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки. В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций, справочные материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи, комментарии экспертов. Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка. Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-конференцию.

    Организация и проведение конференций

    Конференция, как и любое деловое мероприятие - это напряженная работа, как для самих участников, так и для организаторов. Участники конференции, конгресса или семинара за ограниченное время должны обсудить стоящие перед ними вопросы и принять, если это необходимо, конструктивное, взвешенное решение. Поэтому задачей секретаря в организации мероприятий является максимальное удовлетворение задач, поставленных Клиентом.

    Это достаточно сложный процесс, который потребует большого количества сил и времени:

    - подобрать конференц-зал;

    - создать комфортную атмосферу, отвечающую формату и целям делового мероприятия;

    - продумать и учесть множество организационных моментов.

    Секретарь может предложить различные варианты проведения мероприятия согласно бюджету и ожиданиям, поможет подобрать необходимое конференц-оборудование, варианты кофе-брейков и меню для банкетов, предложит разнообразную культурную программу для участников мероприятия, а также по Вашему желанию сможет скоординировать в целом мероприятие, чтобы не упустить ни одну деталь!

    Осуществление работ по проведению конференции начинается после получения соответствующего запроса от Заказчика. Основные требования к содержанию запроса – это указание дат начала и окончания конференции и числа участников, а также перечня услуг. Исходя из данной информации, составляется предварительная смета расходов на проведение конференции и определяется бюджет, если он не был задан заранее. Но, как правило, Заказчик планирует бюджет еще на стадии принятия решения об организации конференции. Поэтому в основном смета расходов составляется исходя из бюджета.

    В первую очередь необходимо подобрать место проведения конференции, которое обеспечит комфортное размещение участников, исходя из требуемого плана расстановки столов и кресел (плана рассадки). Место проведения конференции должно также соответствовать и иметь возможности для подключения и эксплуатации оборудования и технического оснащения, необходимого для организации конференции. После этого осуществляется подбор конкретного оборудования, исходя из его функциональных требований с учетом требований качества и бюджета. Также, исходя из бюджета, осуществляется выбор меню кофе-брейков, ланчей и всех иных услуг, необходимых для организации и проведения конференции.

    С целью гарантированного обеспечения участников конференции номерами в гостиницах, осуществляется предварительное бронирование. Подбор средств размещения для иностранных или иногородних участников конференции осуществляется на основании бюджета, в случае если оплату за размещение осуществляет непосредственно Заказчик. В случае, если участники конференции осуществляют оплату за свое размещение самостоятельно, подбор средств размещения осуществляется на основании их предварительных требований, как правило, на альтернативной основе. К услугам участников конференции предоставляются несколько гостиниц от 3 до 5 звезд недалеко от места проведения конференции.

    Заказчик обязан проинформировать участников конференции относительно того, какие услуги он передал на аутсорсинг компании и как осуществляется связь с компанией. Это происходит посредством рассылок и размещения соответствующей информации на сайте организатора конференции с размещением интерактивной ссылки на сайт компании.

    В случае необходимости предоставления визовой поддержки иностранным участникам конференции, осуществляется сбор необходимой информации от участников конференции, а также осуществляется пересылка соответствующих документов в загранучреждения РФ.

    Заказ легкового транспорта для встреч и проводов участников конференции в аэропортах, их транспортировки от гостиницы до места проведения конференции (если мероприятие происходит не в гостинице, в которой размещены участники) осуществляется либо на основании бюджета, либо, если таковой не предусмотрен на условиях оплаты услуг непосредственно участниками конференции. Предоставляются любые виды легкового транспорта (представительский, бизнес, эконом-класс), а так же микроавтобусы и автобусы.

    Организация экскурсий, культурной программы, пост-конгрессных туров для участников конференции и гостей осуществляется так же, либо на основании бюджета Заказчика или предлагается в качестве опциона непосредственно участникам конференции. При этом осуществляется сбор оплаты с участников конференции и предоставление всего комплекса туристско-экскурсионных услуг.

    Все положения, перечисленные выше, находят отражение в договоре на организацию и проведение конференции. Данный договор является основным документом, на основании которого Заказчик и участники конференции получают все услуги, необходимые для проведения конференции.

    Проведение конференции

    Подготовка к проведению конференции (т.е. работа по организации конференции) может продолжаться вплоть до ее открытия. Это связано с тем, что в процессе подготовки всегда возможны незначительные изменения отдельных элементов программы и внесение дополнительных корректировок для повышения качества обслуживания участников.

    Приглашение на конференцию нужно разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем следует просить ответить на приглашение, поскольку необходимо знать, сколько прибудет участников.

    В приглашении обязательно должно быть указано место заседания, часть здания или корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенного места.

    Нужно позаботиться о том, чтобы при проведении заседаний было обеспечено следующее:

    1) помещение для заседаний на все время их проведений;

    2) обеспечить проход приглашенных через вахту или проходную без задержки. Для этого необходимо заранее составить список приглашенных и отдать на проходную;

    3) служебные машины или такси для подвоза участников из гостиниц или с вокзала;

    4) обслуживание в зале заседаний.

    Проведение конференции начинается с прибытия первого участника конференции в аэропорт и заканчивается с вылетом последнего участника. В течение всего периода проведения конференции осуществляются постоянный контроль качества предоставления услуг в соответствии с договором.

    В случае необходимости принимающая сторона может организовать присутствие своих сотрудников в аэропорту (аэропортах), в гостиницах, на приемах и при реализации культурной программы, а также на иных мероприятиях и объектах, если это является необходимым с точки зрения обеспечения качества.

    Сотрудники принимающей стороны могут осуществлять регистрацию участников конференции, осуществлять взимание оплаты дополнительных услуг (транспорт, авиабилеты, экскурсионные программы и пр.), помогать в оформлении ключей в гостинице, осуществлять проверку и тестирование электронного оборудования, проверять своевременное предоставление кофе-брейков, ланчей и ресторанного обслуживания, осуществлять координацию подачи транспортных средств в аэропортах, в гостиницах и на других объектах, контролировать предоставление культурных и экскурсионных программ, оказывать помощь и иные услуги участникам конференции, если это является необходимым с точки зрения обеспечения качества предоставления услуг.

    Источник: http://ic-grand.ru/

    Решение еврейского вопроса

        75 лет назад в пригороде Берлина прошло совещание представителей правительства "третьего рейха" и НСДАП, на котором обсуждалось "окончательное решение еврейского вопроса"....

    Форум «ВУЗПРОМЭКСПО-2016»

          14 и 15 декабря 2016 года на площадке ЦВК «Экспоцентр» под патронажем Министерства образования и науки Российской Федерации состоится IV Национальная выставка – форум «ВУЗПРОМЭКСПО-2016»....

    Проблемы профессионального образования

      Проблемы качества профессионального образования в России государство и работодатели должны решать совместно. Об этом заявила Наталья Плетенецкая, заместитель генерального директора по персоналу и организационному развитию...

    «Ител ЛТД» - все что надо для телекоммуникации

    Рассматривая картинку на экране телевизора или монитора компьютера, человек не задумывается о том, как она «зажигает» черные стеклянные или пластиковые пластины. Технические средства и специальное оборудование, участвующие в...

    Технология литья металлов и пластмасс

    Для того чтобы получить высококачественные отливки используют метод литья металлов мод давлением. Сам процесс начинается с подачи расплавленного металла в стальную форму под высоким давлением до 100-200 атмосфер....

    В таких агентствах знают о праздниках все

    Что такое "Event-агентство"? Event-агентство (от англ. event - событие) - компания, специализирующаяся на организации развлекательных (праздники, корпоративы) и бизнес-мероприятий (конференции, семинары, презентации, выставки)....

    Одесса - промышленный, культурный, исторический и туристический центр

    Одесса принимает участие в 50-ой юбилейной Международной туристической выставке ITB-Berlin 2016, которая началась 9 марта 2016 года в Берлине (Германия), сообщает пресс-служба Одесского горсовета....

    В Ростовской области полицейские нашли девушку

    В Ростовской области полицейские смогли найти девушку, которая сбежала из дома в сентябре 2014 года. Об этом сообщает пресс-служба МВД по Ростовской области....

    Операционная система Windows, в ближайшем будущем, приобретет статус бесплатной ОС - для некоторых мобильных устройств

    Слухи о том, что компания Microsoft собирается присвоить операционной системе Windows статус бесплатной (для смартфонов и планшетов) – ходили, в определенных кругах, уже давно. Как и следовало ожидать, подобные разговоры, сами...

    Ритуальные услуги нужны всегда

    Агентства по осуществлению ритуальных услуг появились очень давно, поэтому на сегодня сложился стабильный перечень того, что они делают. И хотя к этим организациям многие из нас относятся скептически, но, увы, от их услуг со...

О сайте

...

автор: bakiev_dv@mail.ru основан на базе фремворка Bootstrap Version 2.2.2, 2013 год.
Яндекс.Метрика